文章を作るって難しい
本をたくさん読んできた人と、読んでこなかった人は文章を作る能力に違いが出るといわれます。
今40代、50代の方々は今の若い人たち、20代の方々と比較すると本をかなり読んできた方でしょう。
学校で月に何冊読みなさいという指定があったり、感想文を出す機会が多かったり、またインターネットなどもないので、調べ物は図書館に行くとか、本を買うという事以外できなかったという事もあり、かなりの冊数を読んできた方もいます。
40代でも50代でも本を読むことを避けてきた方は、理解力や文章作成能力がやはり少し劣ります。
今から本を読むにしても、培われてこなかった文章作成能力をいきなり向上させることはできないので、ビジネス上、読みやすい文章を書くためのコツを紹介しましょう。
年齢が上な人ほど漢字を妙に使いたがる
若い人から見て、必要以上に漢字が利用されている文書は読みにくいと感じます。
50代、60代の方の文章を見ると、ああ、この言葉って漢字で書くとこういう風に書くんだと思うようなところまで漢字を利用していることが多いのです。
例えば「そのことについて」を「其のことについて」とか、「○○となるように」が「○○と成るように」などと書かれているとはっきりいってうっとうしいです。
今ビジネス文書でも学校の先生でも、こんな書き方はしません。
妙に漢字をぬいて若者言葉を利用して書けとはもちろんいいません。
でも通常今、利用されていない表記については、そこに漢字を当てはめて書く必要はないでしょう。
一文を短く簡潔にすると読みやすい
ビジネス文書の場合、必要な事を感情抜きで簡潔に正確に伝える事が必要です。
そこには、自分の思いや他の出来事などは必要なく、伝えたいのなら口で伝えればいいのですから、メールや社内文書を作る時、意味なく一文を長くする必要はまったくありません。
文章を書いている時、思いつくままに言葉を文章にしていくと、文頭と文末が合わなくなり、結果、読み手がこの人何をいいたいのかわからないと、理解に困る文章になる事も多いです。
一文を短くするという事を頭に置き、伝えたいことは何か、明確に表記していくと難解な文書にならず読みやすい文章になります。
印象に残り、読みやすい文章とは
○○です、次も文末が○○です、そして次も文末が○○ですとなると、非常に読みにくくリズムがない文章に感じます。
○○です、と、相手に伝えたい事を書いているので、「です」となってしまうのは仕方ないと思う方もいますが、例えば○○です、ではなく○○しますとも表記できます。
同じ表記の仕方ではなく、語尾に少しずつ変化を付けて同じリズムにならないようにしていくと、読みやすく、意味がよくわかる文章になるでしょう。